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La organización te ayuda a trabajar más rápido, gestionar problemas de manera más efectiva y mantenerte motivado. Aquí tienes 15 consejos de organización para tus días laborales:
1. Lista de tareas
Hacer una lista de tareas, ya sea en papel o de manera digital, durante cinco a diez minutos cada mañana puede ayudarte a enfocarte y aumentar tu productividad. Añadir nuevas tareas a la lista inicial puede ayudarte a mantener la concentración. Algunas personas encuentran una lista corta de tareas más grandes intimidante, por lo que dividirlas puede ayudarles a evitar postergarlas.
2. Mantén tu espacio de trabajo limpio.
Dedica unos minutos cada noche a limpiar tu escritorio y eliminar objetos innecesarios. Clasifica la basura, guarda los bolígrafos en un cajón u organizador y apila los papeles ordenadamente. Incluso puedes llenar tu botella de agua para evitar problemas por la mañana. Esto incluye también el desorden digital. Cuando hay muchos archivos y aplicaciones en el escritorio, las computadoras se inician lentamente, por lo que limpiarlos semanalmente y descargar actualizaciones puede prevenir problemas técnicos. Además, esto también te ayudará a encontrar aplicaciones y archivos más rápido, de modo que puedas empezar a trabajar de inmediato al día siguiente en lugar de tener que limpiar.
3. Sigue un horario.
Algunas personas trabajan mejor por la mañana, mientras que otras lo hacen por la noche. Descubre cuándo eres más productivo y trabaja en ese momento. Elegir un horario es importante, pero también lo es cumplirlo. Crear hábitos duraderos requiere consistencia. Ser regular con tu rutina puede aumentar tu productividad y enseñar a tu cerebro a estar activo durante esas horas.
4. Toma descansos
Toma de 10 a 15 minutos cada dos horas para estirarte y enfocarte en algo diferente para mantenerte energizado y apasionado por tu trabajo. Si es posible, come lejos de tu escritorio para tomar un descanso del trabajo. Las tareas inesperadas en el trabajo son otra razón para tomar descansos frecuentes. Pequeñas pausas programadas a lo largo del día te ayudarán a superar estos problemas sin sentirte abrumado.
5. Multitarea menos
La multitarea parece ser la mejor manera de hacer las cosas, pero no siempre es cierto. A veces, la multitarea puede tomar más tiempo que trabajar en una sola cosa a la vez. Si bien el trabajo requiere cierto nivel de multitarea, ser organizado te ayudará a evitar la sobre-multitarea.
6. Encuentra distracciones
La gestión de distracciones es otra forma de organizar tu día laboral. Las distracciones comunes incluyen correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas. Afortunadamente, estas distracciones pueden ser abordadas. Para mantenerte enfocado y evitar distraerte con nuevos correos electrónicos, programa ciertos momentos para revisarlos. Puedes poner un teléfono que distraiga en modo avión o guardarlo en un cajón para evitar distracciones con los mensajes personales. A pesar de no poder controlar las llamadas entrantes por motivos laborales, puedes tener éxito organizando las llamadas salientes. Estos métodos pueden ayudarte a evitar distracciones y sus efectos que consumen tiempo.
7. Automatiza tareas que puedas.
Puedes enviar muchos correos electrónicos o ser interrumpido por alguien que necesite tu firma. Para ahorrar tiempo y reducir distracciones, automatiza estas tareas con tecnología. Mantén plantillas para correos electrónicos comúnmente enviados para que puedas personalizarlos y enviarlos rápidamente. El software de firma digital te permite firmar documentos con un clic. La automatización de tareas te ayuda a concentrarte y organizarte.
8. Ordena las tareas por importancia.
Empieza tu día con la tarea más grande y estresante en lugar de responder correos electrónicos. Esta tarea puede llevar la mayor parte de tu día, pero acelerará los procesos. Comenzar con las tareas más importantes puede ayudarte a realizar las más pequeñas rápidamente sin agotar toda tu energía.
9. Planifica tu día por tiempo.
Esto es especialmente útil si tienes muchas reuniones durante el día. Programar las cosas cada hora puede hacer tu día más predecible y aumentar tu productividad al recordarte tus tareas cuando te distraes.
10. Establece objetivos y recompénsate
Establecer objetivos puede motivarte a trabajar mejor. Desafíate a ti mismo a elaborar una lista de tareas diarias para mantener la organización. Establecer objetivos profesionales puede ayudarte a mantener el interés en tu trabajo. Establece objetivos para recompensarte cuando los logres. Las recompensas no tienen por qué ser extravagantes. Pueden ser tan simples como comer un tentempié después de un gran esfuerzo. Establecer y reconocer objetivos te ayuda a mantener la concentración y el compromiso en tu trabajo, así que cualquier incentivo que te estimule es beneficioso.
11. Planifica los días en “bloques” de trabajo.
Algunas personas tienen éxito organizando su semana laboral y día de trabajo. Si tu empleo implica llamadas telefónicas y trabajo administrativo, podrías responder llamadas los lunes, miércoles y viernes y trabajar los martes y jueves. Esto te ayuda a concentrarte y maximizar la productividad sin tener que cambiar de tarea constantemente. Este método funciona bien para personas detallistas que no les importa realizar la misma tarea durante horas.
12. Encuentra los factores estresantes
Muchas veces se postergan las tareas debido al estrés, como la duda propia, el perfeccionismo o la crítica. Tal vez estés ansioso por comentarios negativos sobre esa tarea recurrente o por temor a perder un plazo importante. Identificar lo que te está estresando puede ayudarte a reducirlo y hacer que las tareas difíciles sean más fáciles. Hablar con tu supervisor o tu equipo sobre estrategias para mejorar el rendimiento y la satisfacción laboral puede reducir el estrés en el trabajo. Identificar los factores estresantes laborales te permite superarlos y planificar tu día sin sentir ni temor ni plantear procrastinación.
13. Planifica semanalmente/mensualmente.
Una lista de tareas diarias puede ayudarte a hacer las actividades diarias, pero una lista más amplia al inicio de cada semana o mes puede ayudarte a manejar tu tiempo para alcanzar tus metas. Para un plazo de fin de mes, establece objetivos semanales para hacer todo a tiempo. Establece metas diarias para desglosar aún más los objetivos. Este método divide una tarea grande en múltiples más pequeñas para que las metas a largo plazo sean más alcanzables.
14. Promueve la organización con los flujos de trabajo actuales
Tu lugar de trabajo puede incluir procesos o herramientas que te ayuden a organizarte. Muchas aplicaciones de correo electrónico ofrecen un calendario para programar. Algunas aplicaciones de chat tienen recordatorios para mantenerte en el camino adecuado. Pregunta a tus compañeros de trabajo o jefes cómo organizan su trabajo y adopta sus métodos.
15. Equilibra tu horario.
El equilibrio es crucial para la organización a largo plazo. Muchas personas que intentan prácticas organizativas en el trabajo descuidan el equilibrio entre el trabajo y la vida personal en aras de la productividad a corto plazo. Sin equilibrio, puedes perder tus hábitos organizativos. Afortunadamente, cualquiera de estos métodos puede mejorar tu organización en el trabajo.
Recuerda que el equilibrio es clave para mantener la organización a largo plazo y evitar el agotamiento.
En resumen, la organización en el trabajo puede ayudarte a ser más productivo, eliminar el desorden y reducir el estrés. Al seguir estos consejos de organización para tus días laborales, puedes mejorar tu rendimiento, estar más motivado y sentirte más realizado en tu trabajo. ¡Empieza a implementar estas prácticas organizativas hoy y experimenta la diferencia en tu rutina laboral!
